Datenschutz

Datenschutzerklärung des
Oldtimer-GP Brugger Schachen

1. Gegenstand und Geltungsbereich

Die vorliegende Datenschutzerklärung legt die Bearbeitung von Personendaten und damit zusammenhängende Fahrzeugdaten durch den Verein Oldtimer-GP-Brugger Schachen (nachfolgend «Verein») dar und verdeutlicht die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen durch den Verein. Der Begriff «Personendaten» wird im Sinne der entsprechenden Definition im Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) verstanden. Unter «Fahrzeugdaten» werden alle Angaben verstanden, die sich auf ein bestimmtes oder bestimmbares Fahrzeug beziehen. Soweit nachfolgend lediglich der Ausdruck «Daten» verwendet wird, umfasst dieser sowohl Personen- als auch Fahrzeugdaten.

Über den Umgang mit Personen- und Fahrzeugdaten der Mitglieder hinaus regelt die vorliegende Datenschutzerklärung auch einzelne andere Aspekte der Vereinsaktivitäten, die die Persönlichkeitsrechte der Mitglieder betreffen können.

2. Grundsätze

Der Verein verpflichtet sich im Umgang mit Personendaten insbesondere zur Beachtung der Grundsätze der Zweckbindung, der Information bzw. Transparenz, der Datenrichtigkeit und der Verhältnismässigkeit. Er beachtet dabei die massgeblichen rechtlichen Vorgaben.

Der Verein trifft sämtliche erforderlichen und angemessenen technischen und organisatorischen Massnahmen zum Schutz von Daten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch. 

3. Ansprechpersonen

Verantwortlicher im Sinne des DSG ist der Verein, handelnd durch seinen Vorstand. Ansprechpersonen sind folgende:

Verein Oldtimer-GP Brugger Schachen

Postfach
5200 Brugg

info@oldtimer-gp.ch

Andreas Küng

Präsident

a.kueng@lederkueng.ch

Auf behördlicher Ebene des Bundesamts:
Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter

Feldeggweg 1
CH - 3003 Bern

4. Zweck der Datenbearbeitung

Der Verein bearbeitet Daten ausschliesslich im Rahmen der Verfolgung und Realisierung seines Vereinszwecks, wie er in den entsprechenden Statutenbestimmungen festgelegt ist sowie um seinen gesetzlichen Pflichten nachzukommen. Dabei kann die Datenbearbeitung durch den Verein insbesondere zu folgenden spezifischen Einzelzwecken erfolgen:

  • Verwaltung der Mitgliederdaten (Adresspflege, Rechnungsversand und -kontrolle, Überprüfung der Berechtigung zum Bezug von Dienstleistungen, Jubiläen, Geburtstage, usw.);
  • Organisation des Vereinslebens (GV, Ausfahrten, Einladungen, Mitgliederbefragungen, Versand von Informationsmaterial, allgemeiner Korrespondenz, Newsletter, Versand von Drucksachen und Accessoires, usw.);
  • Allfällige Führung und Verwaltung der Fahrzeugregister;
  • Betrieb der Internet Webseite des Vereins;
  • Organisation von Events im Zusammenhang mit dem Vereinszweck, insbesondere Veranstaltungen von Veteranenfahrzeugen sowie Young- und Oldtimern, Classic Cars (Oldtimer-Meetings, etc.);
  • Verwendung für Social-Media-Auftritte (facebook, linkedIn, XING, instagram, etc.);
  • Sponsoring und Werbung für Verein-Events und Anlässe im Rahmen von Veranstaltungen von Veteranenfahrzeugen sowie Young- und Oldtimern, Classic Cars (Oldtimer-Meetings, etc.);
  • Gestaltung einer (Vereins-) Zeitschrift oder anderer Publikationen (elektronisch und print);
  • Instruktoren für Fahrtrainings;
  • usammenarbeit mit dem Dachverband Swiss Historic Vehicle Federation (SHVF / www.shfv.ch);
  • Im Zusammenhang mit der Prüfung/Inspektion von Fahrzeugen durch Scruitneers (Instruktoren) im Bereich von FIVA Cards.

Der Zweck kann von Zeit zu Zeit präzisiert oder aktualisiert werden. 

5. Verwendung und Weitergabe von Daten

Im Rahmen seines Vereinszwecks resp. dieser Datenschutzerklärung kann der Verein Personen- und/oder Fahrzeugdaten seiner Mitglieder den jeweils anderen Vereinsmitgliedern oder SHVF offenlegen, wenn diese der Weitergabe zustimmen. Dies erfolgt insbesondere etwa in Form von Mitgliederverzeichnissen (gedruckt oder im Mitgliederbereich der Internet Webseite des Vereins einsehbar), Teilnehmerverzeichnissen bei Veranstaltungen, usw.

  • Die entsprechenden Angaben umfassen in der Regel höchstens:
  • Namen und Vornamen;
  • (akademische) Titel;
  • Beruf bzw. Tätigkeit;
  • E-Mail- und/oder Wohn-/Geschäftsadressen;
  • Telefonnummern;
  • Angaben zu Fahrzeug-Identität(en) und die damit verbundenen Angaben von technischen Spezifikationen ohne Identifikationsnummern (VIN);
  • Art der Mitgliedschaft;
  • Fotos von Fahrzeugen, allenfalls mit deren Kontrollschild sowie der Insassen.

Das Geburtsdatum wird nur für interne bzw. statistische Zwecke benötigt. 

Mitglieder, die eine solche, ausschliesslich vereinsinterne Mitteilung bzw. Weitergabe oder Verwendung ihrer Daten – ganz oder teilweise – nicht wünschen, können dies entsprechend mitteilen.

Vorbehältlich der Zustimmung eines Mitglieds kann der Verein Personen- und/oder Fahrzeugdaten seiner Mitglieder auch vereinsexternen Personen oder Körperschaften zur Verfügung stellen, so etwa im Zusammenhang mit der Organisation und dem Marketing von Veranstaltungen (Ausfahrten, Reisen, Jubiläen usw.) oder dem Versand der Vereinszeitschrift, E-Mail-Newslettern, Social-Media-Posts, usw.

Der Verein kann Daten gemäss den vorstehenden Bestimmungen unter Einhaltung der rechtlichen Vorgaben auch ins Ausland weitergeben. 

6. Vereinszeitschrift 

Eine allfällige Vereinszeitschrift des Vereins dient primär der Information der Vereinsmitglieder über vergangene und künftige Aktivitäten, aktuelle Entwicklungen im Verein, usw. In diesem Rahmen kann sie print- sowie elektronische Beiträge (in Form von Texten und Bildern wie z.B. über Anlässe, Jubiläen, neue Mitglieder etc.) enthalten, in denen Vereinsmitglieder sowie deren Fahrzeuge zu erkennen sind und in denen Personendaten angegeben werden.

Die Vereinszeitschrift wird in erster Linie den Mitgliedern des Vereins zugestellt. Darüber hinaus kann sie vereinzelt auch bei Fahrzeughändlern und Werkstätten aufgelegt sowie zu Werbe-/Marketingzwecken auch anderen Personen sowie Veranstaltern ausserhalb des Vereins zugänglich gemacht werden. Insbesondere kann jeweils allen Inserenten ein Belegexemplar zugestellt werden.

Mitglieder, die eine Verwendung von Aufnahmen von sich und/oder ihren Fahrzeugen oder ihrer Daten in den vorstehend genannten Zusammenhängen – ganz oder teilweise – nicht wünschen, haben den Vorstand und/oder die Redaktion der Vereinszeitschrift entsprechend schriftlich zu informieren.

 7. Besondere Bestimmungen zur Vereins Internet Webseite sowie Social Media

Im Rahmen seines Vereinszwecks resp. den unter Ziff. 4 («Zweck der Datenbearbeitung») aufgeführten Tätigkeiten kann der Verein eine Webseite sowie allenfalls einen Social-Media-Auftritt betreiben. Die Webseite/der Social-Media-Auftritt kann in zwei getrennte Bereiche gegliedert werden, in einen internen (d.h. nur für Mitglieder zugänglichen) und einen öffentlich zugänglichen Bereich.

Der (öffentlich zugängliche Bereich der) Verein Webseite dient primär der Aussendarstellung des Vereins, der Information der Öffentlichkeit über Vereinsaktivitäten sowie der Anwerbung von neuen Mitgliedern, Sponsoren usw. Zu diesem Zweck enthält der öffentlich zugängliche Bereich der Verein Webseite insbesondere etwa Angaben über den Vorstand und dessen Kontaktdaten, über bestimmte Vereinsaktivitäten, einschliesslich Bildmaterial. 

Falls vorhanden, dient der interne Bereich der Verein Webseite primär der Information der Vereinsmitglieder über vergangene und künftige Aktivitäten, aktuelle Entwicklungen im Verein sowie in Bezug auf Verein-Fahrzeuge usw. In diesem Rahmen kann er Beiträge (in Form von Texten, Bildern oder Videos) enthalten, in denen Vereinsmitglieder sowie deren Fahrzeuge (allenfalls mit Kontrollschildern und Insassen) zu erkennen sind und in denen Personendaten angegeben werden. Der interne Bereich der Verein Webseite ermöglicht insbesondere auch den Zugriff auf Mitgliederverzeichnisse sowie eine allfällige Vereinszeitschrift. Ziff. 6. gilt entsprechend.

Mitglieder, die eine Verwendung von Aufnahmen von sich und/oder ihren Fahrzeugen oder ihrer Daten in den vorstehend genannten Zusammenhängen – ganz oder teilweise – nicht wünschen, haben den Datenschutzbeauftragten des VereinS oder den Vorstand entsprechend schriftlich zu informieren.

Die Vereinsmitglieder behandeln ihre Zugangsdaten zum internen Bereich der Verein Internet Webseite vertraulich und gewähren keinen Personen, die nicht Mitglieder des Verein sind, Zugang zum bzw. Einsicht in den internen Bereich der Webseite oder Zugang zu den darin enthaltenen Informationen, Angaben und Materialien.

Betreffend Weitergabe von Dateien aus der Website sind bewegte sowie elektronische Bilder (Videos, etc.) miteingeschlossen und dürfen ohne Zustimmung des Vorstands nicht vereinsextern weitergegeben werden.

Der Verein verwendet nur technische und funktionelle Cookies und analytische Cookies, die die Privatsphäre der Mitglieder nicht verletzen. Ein Cookie ist eine kleine Textdatei, die auf Ihrem Computer, Tablet oder Smartphone gespeichert wird, wenn Sie diese Website zum ersten Mal besuchen. Die von uns verwendeten Cookies sind für den technischen Betrieb der Website und Ihre Benutzerfreundlichkeit notwendig. Sie sorgen dafür, dass die Website ordnungsgemäß funktioniert und merken sich zum Beispiel die Präferenzen. Ausserdem können wir damit unsere Website optimieren. Die Besucherin/Der Besucher kann Cookies ablehnen, indem sie/er den Internetbrowser so einstellt, dass er keine Cookies mehr speichert. Darüber hinaus können über die Einstellungen des Browsers alle zuvor gespeicherten Informationen gelöscht werden. Im Übrigen gilt die Cookie Policy, wie sie auf der Webseite des Vereins publiziert ist.

8. Mitgliederverzeichnis

Der kann ein Mitgliederverzeichnis auf der Webseite in einem nur Mitgliedern zugänglichen Bereich publizieren und den Mitgliedern zugänglich machen. Der Verein sowie dessen Mitglieder haben sich stets der Sensitivität des Mitgliederverzeichnisses und der darin enthaltenen Daten bewusst zu sein. Sie behandeln das Verzeichnis sowie die darin enthaltenen Daten strikt vertraulich und gewähren insbesondere keinen Personen Zugang zu ihnen, die nicht Mitglieder des Vereins sind. 

9. Verhältnis zum Dachverband SHVF

Die Mitglieder nehmen zur Kenntnis, dass der Verein Daten der Mitglieder zur Erfüllung des Zwecks und im Rahmen dieser Datenschutzerklärung an den Dachverband SHVF weiterleitet. 

10. Dauer der Bearbeitung von Personendaten

Der Verein bearbeitet Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck oder die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.
Im Falle der Beendigung der Mitgliedschaft im Verein werden die Personendaten des betroffenen Mitglieds auf den Zeitpunkt der Beendigung hin gemäss den gesetzlichen Vorgaben gelöscht bzw. vernichtet, soweit den Verein keine anderen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen treffen. Sind zum betreffenden Zeitpunkt im Verhältnis zwischen dem Verein und der betroffenen Person noch Vorgänge (z.B. Mitgliederbeiträge) pendent, erfolgt die Datenlöschung erst, wenn die Vorgänge definitiv abgeschlossen sind.
Fahrzeugdaten inkl. Fotos auf der Homepage sowie Social Media sowie insbesondere Daten in Fahrzeugregistern bzw. -archiven werden im Falle der Beendigung der Mitgliedschaft im Verein nicht gelöscht bzw. vernichtet, es sei denn, die betroffene Person verlangt dies ausdrücklich und solange dies mit verhältnismässigem Aufwand möglich ist. 

11. Rechte von betroffenen Personen

Personen, deren Daten durch den Verein verarbeitet wurden bzw. werden, stehen diesbezüglich die gesetzlich vorgesehenen Rechte zu.
Zur Geltendmachung der entsprechenden Rechte können betroffene Personen den Vorstand 
des Vereins unter Verein Oldtimer-GP Brugger Schachen Postfach 5200 Brugg info@oldtimer-gp.ch kontaktieren

12. Änderungen 

Soweit sich der vorliegenden Datenschutzerklärung in Bezug auf einen bestimmten Einzelfall keine Vorschrift entnehmen lässt, entscheidet der Vorstand des Vereins über das anzuwendende Vorgehen in Absprache mit dem Datenschutzverantwortlichen, sofern vorhanden. 

13. Inkrafttreten und Verbindlichkeit

Diese Datenschutzvereinbarung wurde vom Vorstand verabschiedet und tritt mit Beschlussfassung in Kraft und damit für alle Vereins-Mitglieder verbindlich. Sie kann jederzeit angepasst werden. Die jeweils gültige Fassung wird im Internet publiziert.

Brugg, Dezember 2023